Ang paglalarawan sa trabaho ng isang manager ng opisina na may mga function ng sekretarya: mga tampok at kinakailangan

Kahit na sa isang maliit na kawani, kasama na lamang ang pinuno ng kumpanya at mga empleyado nito, kinakailangan ang isang responsableng empleyado, na magiging pamamahala ng puwersa, na makapagdirekta at makontrol ang proseso ng trabaho - ang ideyang ito ay tinutukoy ang teksto ng paglalarawan ng trabaho ng manager ng tanggapan.

Ang nasabing posisyon ay nangangailangan ng aplikante na magkaroon ng isang hanay ng mga tukoy na kasanayan at naaangkop na edukasyon, pati na rin ang kakayahang makihalubilo sa mga tao. Gayunpaman, ang listahan ng mga kinakailangan ay hindi limitado sa.

Deskripsyon ng trabaho

Nasa yugto ng pag-apply para sa isang posisyon, ang isang kandidato ay maaaring maging pamilyar sa isang kaugalian na gawaing kinokontrol ang kanyang mga karapatan, tungkulin at lugar ng responsibilidad sa isang kumpanya. Ang nasabing isang dokumento ay tinatawag na paglalarawan ng trabaho. Binubuo ito ng limang pangunahing mga seksyon:

1. Pangkalahatang Mga Paglalaan Naglalaman ang mga ito ng lahat ng impormasyon sa organisasyon: ang pangalan ng negosyo, posisyon na gaganapin at ang istrukturang yunit na kinabibilangan nito. Ipinapahiwatig din nito ang subordination, ang pamamaraan para sa pagpuno ng isang posisyon at pagpapaalis, pati na rin ang mga kinakailangan sa pang-edukasyon at kwalipikasyon.
2. Mga Tungkulin. Ang seksyon na ito ay naglilista ng mga responsibilidad ng empleyado, pati na rin kung paano ipatupad ang mga ito.
3. Ang mga karapatan ng empleyado, iyon ay, ang lahat ng mga karagdagang tampok na nag-aambag sa epektibong pagganap ng mga tungkulin.
4. Isang responsibilidad. Alinsunod sa seksyon na ito, ang pamamahala ay nagpasiya sa pagtatasa ng kalidad ng paggawa, promosyon o multa.
5. Ang relasyon. Ang seksyong ito ay namamahala sa lahat ng mga komunikasyon sa mga panlabas at panloob na mga yunit na maaaring lumabas mula sa empleyado sa proseso ng pagsasagawa ng kanyang mga pag-andar.

Mga prinsipyo ng pagsulat ng mga paglalarawan sa trabaho

Ang batayang normatibo para sa paghahanda ng naturang mga dokumento ay ang Qualification Directory ng mga post ng mga tagapamahala, espesyalista at iba pang mga empleyado (1998). Sa panahon ng pag-unlad nito, malaki ang naibigay na pansin sa paglalarawan ng posisyon at kundisyon para matupad ng empleyado ang kanyang tungkulin. Ang mga detalye ng trabaho ay kasama sa pamagat ng dokumento, halimbawa, "paglalarawan ng trabaho sa kalihim" (tagapamahala ng tanggapan o punong accountant).

Bilang karagdagan, kung mayroong dalawang mga post na may parehong mga pangalan, ngunit may iba't ibang mga gawain, pagkatapos ang magkakaibang mga dokumento ay dapat ihanda na sumasalamin sa mga pagkakaiba-iba. Ang mga paglalarawan sa trabaho ng tagapamahala ng tanggapan ng tauhan ng tauhan ay may ilang mga pagkakaiba-iba mula sa parehong pagkilos ng regulasyon para sa kalihim.

Mga Kinakailangan sa Tagapamahala ng Opisina

Isang paraan o iba pa, ang isang kandidato para sa isang posisyon ay kailangang mamuno sa mga tao. Maaari lamang itong isang pares ng mga tao sa isang maliit na kumpanya o ang buong kawani ng administratibo sa isang malaking negosyo. Naturally, ang aplikante ay dapat na isang tiwala na gumagamit ng PC at maaaring makipagtulungan sa iba pang kagamitan sa opisina (scanner, printer o fax). Ang tagapamahala ng tanggapan ay madalas na isang kinatawan ng kumpanya, kaya ang isang sapilitang pagsasalita at ang kakayahang sumulat ng mga sulat ng negosyo ay isang kinakailangan. Kadalasan ang mga kumpanya ay nangangailangan ng nasabing mga empleyado na malaman ang mga pangunahing kaalaman sa batas sa paggawa at batas sa paggawa. Ang kasanayan sa hindi bababa sa isang wikang banyaga ay pa rin isang kanais-nais na kasanayan, gayunpaman, kapag nag-aaplay para sa isang malaking negosyo, ito ay isa sa mga kinakailangang mandatory.

Sa ilang mga kaso, kailangang pagsamahin ng manager ng tanggapan ang kanyang mga tungkulin sa mga tungkulin ng ibang mga empleyado. Ito ay humahantong sa isang pagtaas sa mga kinakailangang kasanayan. Kaya, ang isang manager ng opisina na may mga pagpapaandar ng isang accountant ay dapat magkaroon ng isang naaangkop na edukasyon at magkaroon ng mga espesyal na programa.

Pangunahing responsibilidad

Ang isang pangkaraniwang paglalarawan ng trabaho ng isang manager ng opisina na may mga function ng sekretarya ay kasama ang mga sumusunod na item:

• pagproseso ng mail, parehong papasok at papalabas; ang kanilang pamamahagi sa loob ng kumpanya;
• pagkontrol sa tiyempo ng katuparan ng mga obligasyon sa ilalim ng mga kontrata at kasunduan;
• paggawa ng papalabas at pagtanggap ng mga papasok na tawag;
• makipagtulungan sa mga kliyente at kinatawan ng mga kumpanya ng kasosyo;
• pagsubaybay sa pagkakaroon ng kinakailangang kagamitan sa pagsulat;
• pagpapanatili ng kagamitan sa opisina sa kalagayan ng pagtatrabaho at pagtawag sa mga espesyalista sa kaso ng pagkasira;
• pamamahagi ng oras sa loob ng iskedyul ng trabaho (sa ilang mga kaso para sa ulo);
• organisasyon ng mga kinakailangang kaganapan (mga pulong, kumperensya, mga paglalakbay sa negosyo, mga partido ng korporasyon);
• pagpupulong sa pag-log;
• pag-update at muling pagdadagdag ng sariwang nilalaman sa corporate site.

Kasama sa listahang ito ang mga pangunahing kinakailangan lamang. Ang iba pang mga item ay maaaring maidagdag alinsunod sa mga detalye ng natapos na kontrata sa paggawa. Ang paglalarawan ng trabaho ng isang tagapamahala ng tanggapan na may mga pagpapaandar ng isang tauhan ng tauhan, halimbawa, ay nangangailangan ng isang empleyado na panatilihin at ibigay ang lahat ng dokumentasyon ng accounting sa isang napapanahong paraan o upang mapalitan ang pinuno ng departamento ng mga tauhan kung sakaling wala.

Karagdagang Mga Pananagutan

Bilang karagdagan sa mga pangunahing pag-andar, ang paglalarawan ng trabaho sa tanggapan ng tanggapan ay naglalaman ng isang listahan ng iba't ibang mga responsibilidad, na maaaring mag-iba depende sa mga direksyon ng kumpanya. Ang isang tagapangasiwa ng tanggapan ay maaaring kailanganin upang gumana sa mga awtoridad ng administratibo, iyon ay, makakuha ng pahintulot upang magsagawa ng kalakalan, magbukas ng isang sangay ng isang kumpanya o subsidiary, atbp.

Ang isa sa mga pinakamahalagang gawain ay ang tunay na pamamahala ng kumpanya sa kawalan ng direktor nito. Siyempre, posible lamang ito kung itinatag ng empleyado ang kanyang sarili bilang isang responsable at maaasahang tao na umaasa. Bilang karagdagan, ang paglalarawan ng trabaho ng tagapamahala ng tanggapan ay madalas na naglalaman ng isang sugnay sa pangangailangan na gumuhit ng isang pangkalahatang kapangyarihan ng abugado. Ang nasabing dokumento ay maaaring kailanganin, halimbawa, upang makatanggap ng mga item sa mail na may mataas na kahalagahan.

Mga impormasyong hindi impormal

Ang mga malalaking kumpanya ay karaniwang pinahihintulutan nang maaga upang maging pamilyar sa paglalarawan ng halimbawang trabaho ng tagapamahala ng tanggapan para sa mga kandidato para sa posisyon na ito, upang sila ay lubos na malaman ang listahan ng mga kinakailangan at responsibilidad.

Ngunit kahit na sa paningin ng gayong mga kapangyarihan, dapat na maunawaan ng aplikante na siya ay nananatiling isa sa maraming mga empleyado ng negosyo. Kaugnay nito, hindi dapat kalimutan ng isang tao ang tungkol sa kung ano ang hindi naisulat sa paglalarawan ng trabaho. Ang isang tagapamahala ng tanggapan na may mga pagpapaandar ng isang sekretarya ay dapat na isang tao na may maselan na pakiramdam ng oras upang maipamahagi ito kung kinakailangan.

Mga Gawain para sa pag-aayos ng daloy ng trabaho

Ang pinakamahalagang kinakailangan para sa kanyang trabaho ay ang kahusayan, kaya ang isang tao na may hawak na posisyon ay obligado na matipid na kumonsumo ng mga materyales sa opisina, upang makontrol ang dami ng natupok na kuryente.

Para sa iba pang mga empleyado, ang manager ng tanggapan ay responsable halos sa isang magulang na may ulo. Sa pamamagitan nito, dapat niyang tiyakin na ang mga kondisyon sa pagtatrabaho ay naaayon sa tinanggap na pamantayan sa kalinisan at mga panuntunan sa kaligtasan. Sa wakas, sa pagganap ng kanyang direktang tungkulin, ang tagapamahala ng tanggapan ay nakakakuha ng pag-access sa mga nauuri na dokumento, na ang dahilan kung bakit ang isa sa mga kinakailangan ay ang pag-sign ng isang kasunduan sa hindi pagsisiwalat ng mga lihim ng kalakalan o anumang iba pang impormasyon na maaaring makasira sa posisyon ng merkado ng kumpanya.

Mga Karapatan ng Tagapamahala ng Opisina

Siyempre, ang pagganap ng tulad ng isang bilang ng mga tungkulin ay nagpapahintulot sa isang empleyado na mag-ehersisyo ng mga espesyal na karapatan. Sila rin ay nabaybay sa paglalarawan ng trabaho ng manager ng tanggapan. Ang kakanyahan ng ilan sa kanila, tulad ng kakayahang mag-access ng kumpidensyal na impormasyon, ay direktang nagmula sa pangangailangan na tuparin ang kanilang mga responsibilidad sa trabaho. Ang iba ay nauugnay sa mga pribilehiyo sa kapangyarihan. Kaya, ang tagapamahala ng tanggapan ay may karapatang humiling mula sa natitirang mga empleyado upang iwasto ang mga pagkakamali na ginawa ng mga ito sa kapabayaan sa mga dokumento ng produksiyon, upang maitaguyod para sa kanila ang laki ng insentibo o upang mag-aplay ng mga parusa sa pabaya.

Kadalasan, ang tagapamahala ng tanggapan ay ang link sa pagitan ng mga empleyado at gumagawa ng desisyon. Ang ganitong posisyon ay nagbibigay-daan sa kanya upang makamit ang mas mahusay na mga kondisyon sa pagtatrabaho at kasalukuyan ang mga kolektibong nais para sa pagpapabuti ng kalidad ng trabaho ng parehong isang partikular na kagawaran at ang enterprise sa kabuuan.

Mga tampok ng paglalarawan ng trabaho ng manager ng tanggapan ng departamento ng benta

Ang mga tagapamahala ng opisina ay matagal nang kailangang-kailangan sa mga malalaking at hindi-malalaking kumpanya, kaya kailangan nila ng ilang mga espesyal na kasanayan upang punan ang gayong bakante. Ang isang karaniwang kaso ay kapag ang ilang mga tagapamahala ng tanggapan na may mga espesyal na pag-andar, na pinangangasiwaan ng isa, ay gumana sa parehong kumpanya. Ang kanilang mga paglalarawan ng trabaho ay mahalagang nagkakasabay, ngunit naiiba sa isang karagdagang hanay ng mga pag-andar.

Kaya, kung ang tagapamahala ng tanggapan ay nagtatrabaho sa departamento ng mga benta, ang kanyang paglalarawan sa trabaho ay maaaring maglaman ng mga bagay tulad ng:

• maghanap ng mga bagong punto ng pagbebenta;
• pagsubaybay sa mga pagbabago sa istraktura ng demand;
• paghahanda ng pag-uulat ng mga dokumento sa perpektong benta;
• direktang trabaho sa kliyente upang makatanggap ng mga order at ang kanilang kasunod na pagproseso;
• gumana sa pag-alam sa mga customer tungkol sa mga posibleng pagbabago sa assortment ng mga kalakal at muling pagkalkula ng mga presyo;
• organisasyon ng mga kinakailangang pagpupulong;
• pag-sign ng mga kontrata para sa supply ng mga kalakal.

Ang karagdagang mga kinakailangan ay maaaring nauugnay sa mga detalye ng mga kalakal na inaalok ng kumpanya. Kung ang kumpanya ay nauugnay sa pagbebenta ng real estate, kung gayon ang mga tungkulin ng tagapamahala ng tanggapan ay maaaring isama ang paghahanda ng mga booklet ng impormasyon at ang paghahanda ng mga tukoy na dokumento.

Responsibilidad ng Tagapamahala ng Opisina

Sa kaso ng hindi katuparan ng kanilang mga tungkulin, kapag nagsasagawa ng mga pagkakasala, kabilang ang pagsisiwalat ng mga lihim sa pangangalakal, o pagsasagawa ng iba pang mga aksyon na nakasasama sa imahe ng kumpanya, ang tagapangasiwa ng tanggapan ay responsable alinsunod sa mga kaugalian ng mga code ng administratibo, sibil at kriminal. Kung ang pinsala sa materyal ay sanhi ng samahan, ang parusa ay dapat ipataw alinsunod sa mga probisyon ng code ng paggawa.