Opisina ng opisina - sino ito? Ang mga tungkulin ng tagapamahala ng tanggapan

"Plankton", "mga tagapamahala" - lahat ng mga hindi pagpapahalagang kahulugan na ito ay nauugnay sa gawain ng mga manggagawa sa tanggapan. Ngunit ang gayong trabaho ay walang kabuluhan? Opisina ng opisina - sino ito? Ano ang kanyang mga responsibilidad?

Opisina ng opisina - sino ito?

Ang propesyon ng tagapamahala ng tanggapan ay madalas na nalilito sa propesyon ng kalihim. Ngunit mayroon pa ring pagkakaiba sa pagitan ng mga specialty na ito. Kaya, office manager - sino ito?

Ang manager ng lugar na ito ay isang manager ng opisina o tagapangasiwa. Kinokontrol nito ang trabaho sa tanggapan, pagiging isang mahalagang impormasyon na may kaugnayan sa pagitan ng mga empleyado at superyor, kliyente at empleyado, atbp.

Ang mas aktibo ang aktibidad ng isang samahan, mas maraming mga problema nito sa araw-araw na maliit na mga bagay sa organisasyon at dokumentasyon. Ang kanilang pagpapatupad at nagbibigay ng isang tagapamahala ng tanggapan.

Tinitiyak niya na ang lahat ng kasalukuyang mga dokumento, pati na rin ang mga order mula sa kanyang mga superyor, ay pinapatupad nang maayos. Kasabay nito, ang mga order ng ehekutibo ay dapat na maiparating sa mga empleyado ng kumpanya sa oras, lahat ng mga reklamo mula sa mga bisita ay dapat isaalang-alang, at ang mga panukala ng mga empleyado ay dapat iparating sa mga awtoridad.

Kaya, ang trabaho sa opisina, pati na rin ang komunikasyon sa kumpanya ay bahagyang nahuhulog sa mga balikat ng mga tagapamahala ng opisina.

Lugar ng trabaho at suweldo

Kinakailangan ang isang manager ng tanggapan sa anumang kumpanya na may isang tanggapan, isang tagapamahala at hindi bababa sa ilang mga empleyado. Sa mga maliliit na organisasyon, ang listahan ng mga responsibilidad ng naturang espesyalista ay mas maliit kaysa sa, halimbawa, sa isang malaking korporasyon. Sa isang malaking kumpanya ay maaaring maraming mga tagapamahala ng tanggapan, at ang bawat isa sa kanila ay itinalaga sa kanyang sariling kagawaran.

Ito ay lumiliko na ang demand para sa naturang mga espesyalista ay lubos na mataas at, marahil, ay magpapatuloy na lumago. Ngunit halos walang mga prospect sa karera. Lalo na kung, bilang karagdagan sa pamamahala sa opisina, ang isang tao ay hindi na nagmamay-ari ng anumang propesyon.

Dahil sa ang katunayan na ang mga tungkulin ay hindi masyadong kumplikado, ang kumpetisyon para sa isang trabaho, hindi bababa sa Russia, ay medyo mataas - 6 na tao para sa isang bakante. Kasabay nito, ang suweldo ay mababa sa mga pamantayan ng kapital - 27 libong rubles.

Sa kabisera ng kultura - St. Petersburg - ang suweldo ng mga manggagawa ay mas mababa sa halos 5-7,000, at ang kumpetisyon ay maraming beses na mas mataas. Ang mas malayo sa periphery ng bansa, mas mababa ang suweldo at mas maraming mga aplikante para sa posisyon.

Mga kinakailangang personal na katangian

Ang mga order na natanggap ng tagapamahala ng tanggapan, bilang panuntunan, ay nangangailangan ng kagyat at mabilis na pagpapatupad. Samakatuwid, ang aplikante ay kinakailangan, una sa lahat, masigasig, mabilis at oras sa oras. Mahusay din ang memorya at konsentrasyon.

Ang taong humahawak sa posisyon na ito ay dapat maging palakaibigan at mapagkaibigan, sapagkat sa ilang mga sitwasyon siya ay kumikilos bilang kinatawan ng kumpanya sa harap ng mga kliyente.

Ang tagapamahala ng tanggapan ay dapat magkaroon ng isang karampatang at lohikal na nakabalangkas na pagsasalita, pati na rin ang mga etika ng master sa negosyo, dahil siya ay madalas na kasangkot sa pag-aayos ng mga negosasyon sa negosyo at mga pagpupulong sa korporasyon.

Ang kapaki-pakinabang na kaalaman, tulad ng numero ng telepono ng isang mahusay na elektrisyan o serbisyo ng paghahatid ng tanghalian, ay hindi rin masaktan. Sa katunayan, sa maraming mga kumpanya ang order sa opisina, pati na rin ang kasiyahan ng mga empleyado ay kinokontrol din ng manager.

Mga Kasanayang Pangangasiwa ng Opisina ng Opisina

1. Ang unang kinakailangan para sa naturang empleyado ay isang mahusay na kaalaman sa PC at sa Internet. Kung, bilang karagdagan sa Word at Excel, ang aplikante ay magmamay-ari ng Photoshop o sa Office Picker Manager, ito ay isa pang dahilan upang umupa siya, at hindi sa ibang tao.
2. Mataas na bilis ng pag-print. Ang kakayahang mabilis na mag-type ng mga teksto ay isa sa pinakamahalaga para sa isang manager ng opisina.
3. Ang mga kasanayan sa pamamahala sa pangangasiwa na nakuha sa mga nakaraang trabaho ay kinakailangan kung ang isang tao ay makakakuha ng trabaho sa isang malaking kumpanya.
4. Mga kasanayan sa gawaing papel. Ang dokumentasyon ay isa sa mga pangunahing responsibilidad ng ganitong uri ng mga espesyalista, kaya ang pangunahing kaalaman ay kailangang-kailangan.
5. Tiwala na paggamit ng kagamitan sa opisina. Mga Fax, printer, scanner - lahat ng ito ay dapat na nasa kakayahan ng tagapamahala ng tanggapan.
6. Mga kasanayan ng may kakayahang komunikasyon at diplomatikong. Ang tanggapan ng tanggapan ay hindi lamang dapat makipag-usap nang may kakayahang, dapat niyang malutas ang mga sitwasyon ng salungatan, kung kinakailangan.
7. Kasanayan sa isang wikang banyaga. Sa mga malalaking internasyonal na kumpanya, ang tagapamahala ng tanggapan ay dapat magaling sa hindi bababa sa pangunahing Ingles.

Pangkalahatang mga probisyon ng paglalarawan ng trabaho

Ang posisyon ng tagapamahala ng tanggapan ay inaprubahan ng CEO ng kumpanya. Sa iba't ibang mga kumpanya, maaaring naiiba ito sa ilang mga respeto, ngunit sa pangkalahatan ang pangunahing mga probisyon nito ay hindi nagbabago. Kinakailangan upang maging pamilyar sa pagtuturo ng trabaho bago pirmahan ang kontrata sa pagtatrabaho, upang hindi magreklamo sa kalaunan na ang pagtupad ng ilang mga tungkulin ay hindi bahagi ng iyong mga plano.

Ang mga pangkalahatang probisyon ay maaaring magpahiwatig:

• sino ang may pananagutan sa pagkuha ng manager ng tanggapan;
• na may karapatang maibsan siya sa kanyang post;
• kanino iniuulat ng empleyado;
• na nag-uulat sa manager ng tanggapan;
• na nagsasagawa ng mga tungkulin ng isang tagapamahala ng tanggapan sa kanyang kawalan, atbp.

Karaniwan, ang mga tagapamahala ng tanggapan ay nag-uulat sa CEO. Ang mga administrator ng ulat ng mga courier ng ulat, driver, tagapaglinis, atbp.

Gayundin sa mga pangkalahatang probisyon maaari itong matukoy kung aling empleyado na may anong antas ng kwalipikasyon ang maaaring tanggapin para sa inilarawan na posisyon.

Mga direktang tungkulin

Ang susunod na talata sa mga tagubilin ay nagtatakda ng mga tungkulin ng isang manager ng tanggapan.

Para sa mga resume para sa mga bakanteng trabaho, madalas isulat ng mga aplikante sa isang hiwalay na haligi kung ano ang mga responsibilidad na kanilang ginanap sa isang nakaraang trabaho sa tanggapan. Kaya ang employer ay nakakakuha ng karagdagang impormasyon tungkol sa mga kasanayan ng aplikante.

Anong mga item ang maaaring direktang responsibilidad ng isang manager ng tanggapan?

1. Pagsusuporta sa mga tawag sa telepono. Dapat sagutin ng empleyado ang mga papasok na tawag, sa abot ng kanyang makakaya, sagutin ang mga tanong mula sa mga kalaban, at ipaalam din sa kanyang mga superyor ang tungkol sa impormasyong hiniling nila upang maipadala.
2. Pagdududa ng dokumentasyon. Ang pag-iimbak at pag-accounting ng mga dokumento, kontrol ng sulat, pagpapatupad ng mga order, atbp. - Ito ang mga direktang responsibilidad ng manager ng tanggapan.
3. Paggawa ng mga dokumento. Sa mga espesyal na tagubilin mula sa boss, ang empleyado ay nagsasagawa ng pagkopya at pagkopya ng trabaho.
4. Paggawa ng mga liham, mga kahilingan - i.e. Kaugnayan sa mga kasosyo, customer o supplier sa kahilingan ng agarang superbisor.

Ang mga tungkulin ng isang manager ng opisina ay maaaring magsama ng hindi bababa sa anim na iba pang mga uri ng trabaho. Ngunit sa bawat kumpanya, ang pag-load sa mga espesyalista sa kategoryang ito ay tinutukoy nang isa-isa.

Mga Karapatan ng Tagapamahala ng Opisina

Anumang tagubilin ng isang tagapamahala ng tanggapan ay may kasamang hindi lamang mga tungkulin, kundi pati na rin ang mga karapatan.

1. Upang magbigay ng kumpletong impormasyon. Upang maisagawa ang ilang mga gawain, ang tagapamahala ng tanggapan ay may karapatang hilingin ang pagkakaloob ng halagang iyon ng impormasyon, kabilang ang kumpidensyal, na kailangan niya.
2. Ang mga panukalang pangangatwiran ng tunog. Kung para sa samahan ng trabaho sa tanggapan, ang mga makabagong ideya o karagdagang mga order ng pangkalahatang direktor ay kinakailangan, kung gayon ang tagapamahala ay may karapatang mag-alok upang ipakilala ang mga ito.
3. Nangangailangan ng wastong kondisyon sa pagtatrabaho. Kung ang opisyal na tungkulin ay hindi maaaring maisagawa dahil sa kakulangan ng mga kinakailangang kondisyon, maaaring kailanganin ng tagapamahala ng tanggapan na malikha sila.
4. Kumilos sa loob ng kakayahan. Ang pagkakaroon ng pag-aralan ang paglalarawan sa trabaho, ang empleyado ay may karapatang gumawa ng mga pagpapasya at magbigay ng mga order, ngunit sa loob lamang ng balangkas ng kanyang kakayahan.

Ito ay isang magaspang na gabay sa mga karapatan ng tagapamahala ng tanggapan. Maaari silang madagdagan o mabawasan depende sa mga detalye ng institusyon.

Isang responsibilidad

Ang manager ng opisina ay isang propesyon na nagsasangkot din ng ilang responsibilidad. Ang saklaw at parusa nito para sa paglabag sa mga patakaran ay tinutukoy ng bawat employer nang paisa-isa. Ang pinakakaraniwang puntos na kung saan ang pananagutan ay gaganapin sa mga paglalarawan sa trabaho ay mukhang katulad nito.

1. Para sa pabaya na saloobin sa kanilang mga tungkulin. Ang walang kamali-mali na pagpapatupad ng mga order at anumang iba pang kapabayaan ay ang kasalanan ng empleyado, kung saan kinakailangan na sagutin.
2. Para sa pagsisiwalat ng kumpidensyal na impormasyon. Sa mga kontrata sa pagtatrabaho at mga paglalarawan sa trabaho, dapat mong maingat na basahin ang mga sugnay sa kumpidensyal ng impormasyon. Para sa kanyang pagsisiwalat, madalas na maaari mong mawala ang iyong trabaho.
3. Para sa paglabag sa kakayahan. Ang mga kilos na lampas sa saklaw ng kakayahan ng empleyado ay hindi pinapayagan.
4. Para sa paglabag sa iskedyul ng trabaho, atbp. Ang paglabag sa iskedyul ng trabaho, mga panuntunan sa kaligtasan ng sunog o pag-iingat sa kaligtasan din ang responsibilidad ng empleyado.

Mga kalamangan at kahinaan ng propesyon

Ang propesyong ito ay, tulad ng maraming iba pa, isang bilang ng mga pakinabang at kawalan. Kaya, ano ang mga pakinabang ng pagtatrabaho sa manager ng tanggapan?

Ang mga tugon ng mga manggagawa na nagtatrabaho sa harap na ito ay nauugnay, una sa lahat, sa mataas na hinihingi para sa propesyong ito: matapos makakuha ng ilang karanasan sa larangan na ito, ang paghahanap ng isang mas mahusay na bayad na lugar ay hindi mahirap. Ang mga kasanayang pang-administratibo na nakuha sa proseso ng trabaho ay may kaugnayan sa pang-araw-araw na buhay. Bilang karagdagan, ang pagtatrabaho bilang manager ng opisina ay nagbibigay-daan sa iyo upang mapaunlad ang iyong mga kasanayan sa komunikasyon.

Kabilang sa mga minus ay ang pagtaas ng sikolohikal na pasanin na naranasan ng mga empleyado, dahil sa isang araw ng pagtatrabaho kailangan mong malutas ang maraming magkakaibang mga isyu. Bilang karagdagan, ang mga tagapamahala, bilang karagdagan sa mga direktang tungkulin, madalas na mag-load ng mga tagapamahala ng tanggapan na may mga personal na kahilingan at karagdagang mga tagubilin.

Saan pag-aralan ang propesyon?

Ang tagapamahala ng opisina na ito ay malinaw mula sa itaas. Gayunpaman, saan matututunan ng isang tao ang propesyong ito?

Walang espesyal na guro na maghahanda ng mga tagapamahala ng opisina sa anumang unibersidad. Ngunit madalas na nais ng tagapamahala ng isang taong may mas mataas na edukasyon na hawakan ang posisyon na ito. Anong uri ng edukasyon na ito ay hindi palaging mahalaga - ang pangunahing bagay ay ang aplikante ay isang nagtapos sa unibersidad. Sa mga lungsod na panlalawigan, ang posisyon na ito ay maaaring makuha kahit na pagkatapos ng 9 na klase ng edukasyon. Ang bawat kumpanya na isa-isa ay nagpapasya kung aling mga tagapangasiwa ng opisina ang kinakailangan nito.

Higit sa lahat, ang employer ay magiging interesado sa iba pang mga katangian ng kandidato:

• kung siya ay nagtrabaho sa larangan na ito bago;
• Gaano kahusay sa computer;
• Alam ba ang papeles;
• Nagsasalita ba siya ng mga wika, atbp.

Hindi mo mai-diskwento ang mga kasanayan sa pakikipagtalastasan ng isang tao. Kung ang lahat ay maayos ayon sa mga tagapagpahiwatig na ito, ang pagkakataong makakuha ng pagtaas ng trabaho.