Propesyon ng dokumentasyon: mga responsibilidad sa trabaho

Ang daloy ng dokumento ay isang mahalagang sangkap ng aktibidad at isang kailangan na elemento ng pamamahala ng anumang institusyon, samahan, negosyo. Ang mga papeles ng negosyo ay dapat na maayos na binubuo, naka-imbak nang sistematiko at mahusay na inilipat. Sa pag-unlad ng ekonomiya, dumadaloy ang impormasyon at ang bilang ng mga dokumento sa lahat ng mga spheres ng aktibidad ng tao. Samakatuwid, ngayon, ang demand para sa isang medyo bagong propesyon ay lumalaki - isang tagapamahala ng dokumento.

Sino ang isang tagapamahala ng dokumento

Ang isang espesyalista sa dokumento ay isang dalubhasa na nakikibahagi sa pagpaparehistro at accounting ng dokumentasyon. Ang mga kaugnay na propesyon ay sekretarya, archivist, klerk.

Ang mga administratibong dokumento ng pamamahala ay dapat na maayos na iguguhit alinsunod sa mga pamantayan at dinala sa atensyon ng mga empleyado, at tiyak ang mga nilalayon ng mga order. Ang mga dokumento ay may posibilidad na maging lipas na, lumabas sa sirkulasyon. Sa kasong ito, dapat silang pinagsunod-sunod alinsunod sa mga gawaing pambatasan sa pag-iingat at inilagay sa archive. Ang lahat ng ito ay ginagawa ng isang manager ng dokumento.

Ang mga responsibilidad sa trabaho ng isang espesyalista sa dokumento ay maaaring mukhang mainip. Ngunit ito ay lamang sa unang sulyap. Sa pamamagitan ng mga kamay ng isang tagapamahala ng dokumento, lalo na kung siya lamang ang may pananagutan sa pamamahala ng dokumento sa negosyo, ang lahat ng mga daloy ng impormasyon ay dumaan, maaari niyang subaybayan ang gawain ng lahat ng mga kagawaran at maunawaan ang mga mekanismo ng aktibidad at pag-unlad ng kumpanya.

Sa mga malalaking organisasyon, ang mga responsibilidad ng mga dalubhasa sa pakikipagtulungan sa mga dokumento ay karaniwang nahahati: disenyo, pagrehistro, pagpasok sa isang electronic database, control control, imbakan ay isinasagawa ng iba't ibang mga tao at maging sa buong departamento.

Ano ang dapat malaman ng isang manager ng dokumento

Upang maayos na gumuhit ng mga dokumento na kung saan ang impormasyon ay ipinakita nang maayos, malinaw at malinaw, dapat malaman ng isang espesyalista ang layunin at mga form ng pag-iipon ng lahat ng mga uri ng mga dokumento. Upang malaman kung ano ang hitsura ng isang legal na dokumento na nagbubuklod, dapat itong pagmamay-ari ng mga pangunahing kaalaman ng batas.

Dahil ngayon ang karamihan sa mga dokumento ay naka-imbak sa elektronikong media, at kinakailangan ang isang palitan ng impormasyon ng computer, dapat maunawaan ng espesyalista sa pamamahala ng dokumento ang software. Dapat siyang lumikha ng mga elektronikong database at maaaring makipag-usap sa mga tauhan na naghahatid ng mga awtomatikong sistema para sa paglikha, pag-iimbak at paghahatid ng mga dokumento.

Upang mag-imbak ng mga dokumento sa archive, dapat malaman ng isang espesyalista ang ilang mga patakaran at pagtutukoy. Ang layunin ng mga dokumento at ang kanilang kumpidensyal, mga termino, mga kondisyon ng imbakan - ayon sa mga pamantayang ito, kailangan mong ayusin ang mga dokumento sa archive, at pagkatapos ay lumikha ng isang epektibong sistema ng paghahanap.

Mga Responsibilidad sa Dokumentasyon

Ang mga responsibilidad sa trabaho ng isang manager ng dokumento sa isang institusyon ay kasama

- paghahanda, accounting, imbakan at kontrol ng mga dokumento;

- systematization ng daloy ng trabaho at tinitiyak ang paggalaw ng mga dokumento;

- Organisasyon ng pinakamainam na daloy ng dokumento sa loob ng samahan;

- samahan ng imbakan at pag-unlad ng mga klasipikasyon sa dokumentasyon;

- pag-uuri, pagsusuri ng halaga at paglipat sa archive ng mga dokumento na may nag-expire na bisa;

- Pag-stream ng mga papasok na dokumentasyon;

- pagbuo ng mga karaniwang form at sheet ng mga dokumento;

- paglikha ng mga base ng dokumento na may paglikha ng mga numero ng rehistro at indeks at mga elektronikong address ng imbakan;

- paghahanda ng mga kinakailangang materyales para sa mga pagpupulong, negosasyon at pagpupulong.

Ang nangungunang tagapamahala ng dokumento ay gumaganap ng mga opisyal na tungkulin, sa katunayan, pareho, ngunit may isang mas malaking bahagi ng responsibilidad, kasama ang nagbibigay ng mga gawain sa mga empleyado na may mababang posisyon.

Mga responsibilidad sa trabaho ng isang manager ng dokumento sa isang institusyong pang-edukasyon

Dapat malaman ng isang tagapamahala ng dokumento sa isang institusyong pang-edukasyon, bukod sa iba pang mga gawaing pambatasan, ang Batas ng Russian Federation "On Education". Yamang ang mga kindergarten at mga paaralan ay may isang limitadong kawani, pinagsama ng manager ng dokumento ang mga tungkulin ng kapwa sekretarya, klerk, at kawani ng kawani, ay ginagabayan ng mga rekomendasyong metolohikal para sa pagtatrabaho sa mga dokumento sa mga pangkalahatang institusyong pang-edukasyon (liham ng Ministri ng Edukasyon ng Russian Federation ng 02.12.2000 No. 03-51 / 64).

Kasama sa mga tungkulin ng isang tagapamahala ng dokumento sa isang kindergarten, bukod sa iba pang mga bagay, ang paghahanda ng mga kontrata sa pagtatrabaho sa mga empleyado at pagpapatupad ng mga personal na file, at pagpapanatili ng isang libro ng mga bata. Nakikipagtulungan din siya sa isang desk ng pagpaparehistro ng militar at nagpapanatili ng naaangkop na dokumentasyon kung mayroong mga kawani na mananagot sa militar sa institusyon.

Ang tagapamahala ng dokumento ay nagpupuno ng mga opisyal na tungkulin sa paaralan sa pamamagitan ng paghahanda ng draft na mga dokumento ng administratibo sa paggalaw ng contingent at pagpuno ng mga personal na file, pagpapanatili ng isang alpabetikong libro ng mga mag-aaral at isinasaalang-alang ang oras ng trabaho ng paaralan ng mga empleyado ng paaralan, pagproseso at pagproseso ng paglipat ng mga personal na file ng mga mag-aaral sa archive.

Ang mga mas mataas na institusyong pang-edukasyon ay nagsasagawa hindi lamang sa mga gawaing pang-edukasyon, kundi pati na mga pang-agham.

Ang mga tungkulin ng isang tagapamahala ng dokumento sa isang unibersidad ay gumawa ng isang espesyalista ng hindi bababa sa pangkalahatan na maunawaan ang profile ng isang partikular na guro, sapagkat kailangan niyang maghanda ng mga dokumento para sa mga pagpupulong at pagpupulong at panatilihin ang kanilang mga minuto at mga pag-uusap sa telepono sa ngalan ng dekano.

Mga personal na katangian ng isang dalubhasa sa pamamahala ng dokumento

Ang pagkaasikaso ay ang pinakamahalagang kalidad ng isang espesyalista sa pagtatrabaho sa mga dokumento. Ang kawastuhan, pagiging mapanuri at responsibilidad ay umaakma sa listahan ng mga personal na katangian na kinakailangan para sa pagtatrabaho sa mga papeles ng negosyo. Ang mga pagkakamali sa data, paglabag sa batas, pagkawala ng mga dokumento ay maaaring magastos ng maraming kumpanya sa pagtatapos ng isang kontrata o pag-audit ng tauhan.

Ang dami ng impormasyon na gumagana ng isang manager ng dokumento na may mahusay na memorya.

Upang magtrabaho sa anumang larangan, kailangan niya ang tiyaga at karunungang bumasa't sumulat kapag nagtatrabaho sa mga papeles, at sa larangan ng pamamahala ng tauhan - at mga kakayahan sa organisasyon, at pagkamalikhain, at mga kasanayan sa komunikasyon.

Ang pagtatakda ng mga tamang layunin at nagtatrabaho sa istraktura ng kumpanya, ang tinatawag na mga katangian ng negosyante, ay kinakailangan para sa tagapamahala ng dokumento upang ayusin ang pinakamainam na daloy ng trabaho at klasipikasyon.

Kadalasan sa mga maliliit na kumpanya ang dokumento manager ay nag-iisa lamang. Ang self-organization, disiplina at pagpipigil sa sarili ay tumutulong sa pag-aayos ng mabisang gawain.

Mga Kinakailangan sa Dokumentasyon

Ang isang solidong balangkas ng regulasyon para sa pamamahala ng dokumento ay nangangailangan ng pagsasanay. Samakatuwid, kapag ang pag-upa, isang diploma ng isang mas mataas na institusyong pang-edukasyon o pangalawang espesyal na institusyong pang-edukasyon sa mga espesyalista na "Dokumentasyon", "Kailangan ng suporta sa dokumentasyon ng isang negosyo". Mayroon ding mga kaugnay na specialty: "Suporta sa dokumentasyon sa jurisprudence" o "Suporta sa impormasyong ng isang kumpanya".

Ang mga pambatasan at by-law, administratibo, normatibo at gabay na mga dokumento ng mas mataas na katawan na may kaugnayan sa daloy ng trabaho ay pangkalahatang mga kinakailangan para sa mga dokumento na dapat malaman ng isang manager ng dokumento. Ang mga responsibilidad sa trabaho ay nangangailangan ng kaalaman, o hindi bababa sa kanilang mga pangunahing kaalaman, sa mga pamamaraan ng pagsusuri, pananaliksik, disenyo, pagpapatupad at pagbuo ng mga sistema ng dokumentasyon, sa disenyo at pagpapatakbo ng mga awtomatikong control system; organisasyon ng pag-archive at pangunahing programming.

Mga kalamangan at kawalan ng propesyon ng manager ng dokumento

Ang propesyon ng isang manager ng dokumento ay unibersal. Ang isang diploma at kaalaman sa espesyalidad ay nagpapahintulot sa nagtapos na magtrabaho sa anumang samahan, dahil ang daloy ng trabaho ay nasa lahat ng dako. Ito ang pangunahing bentahe ng propesyon.

Ang ikalawang bentahe ay maaaring isaalang-alang ang pagkakataon na magtrabaho bilang isang tagapangasiwa, archivist, klerk, katulong sekretarya, tagapamahala ng tanggapan, katulong na tagapamahala, at hindi lamang isang tagapamahala ng dokumento.

Ang pangatlong kasama ay, sa kabila ng tila gawain na gawain, ang tagapamahala ng dokumento ay nasa gitna ng impormasyon na dumadaloy sa samahan at nagmamay-ari ng halos lahat ng mga lihim nito. Minsan, bilang karagdagan sa pamamahala ng senior, siya lamang ang may-ari ng mga lihim na ito.

Ang karanasan sa trabaho at espiritu ng negosyante ay nagpapahintulot sa manager ng dokumento na mag-ayos ng kanyang sariling negosyo para sa pagkakaloob ng mga serbisyo ng impormasyon, kung nais.

Ang mga bentahe ng propesyon ay kinabibilangan ng trabaho sa opisina sa mabuting kondisyon, anuman ang profile ng negosyo at isang mahigpit na iskedyul ng trabaho.

Ang mga kawalan ng propesyon ng dokumentaryo ay pagkakapareho at, pinaka-mahalaga, isang malaking responsibilidad.

Saan maaaring gumana ang isang tagapamahala ng dokumento?

Dahil ang mga tagapamahala ng dokumento na nakatanggap ng isang edukasyon sa kanilang profile ay maaaring gumana sa lahat ng mga uri ng mga dokumento (accounting, tauhan, pang-agham at teknikal), maaari silang humiling sa iba't ibang mga organisasyon:

- sa mga awtoridad, parehong lokal at estado;

- sa mga pamamahala ng departamento ng departamento;

- sa mga serbisyo ng archival at dokumentaryo ng engineering at disenyo, mga institusyon ng pananaliksik, sa pangangalaga sa kalusugan, archival, library at museo, mga istruktura ng pagpapatupad ng batas;

- sa mga serbisyong pang-administratibo at departamento ng mga komersyal na istruktura: papeles, pamamahala ng tanggapan, pamamahala ng tauhan;

- sa negosyo ng pagbuo ng mga sistema ng impormasyon, pagkonsulta sa dokumentasyon, pag-awdit ng seguridad ng impormasyon.

Ang paglago ng karera ng isang manager ng dokumento ay nakasalalay sa lugar ng trabaho. Sa malalaking istruktura, maaari siyang tumaas sa tagapamahala ng mga gawain, sa maliit - sa katulong na tagapamahala. Ang pinnacle ng isang karera sa pamamahala ng dokumento ay maaaring isaalang-alang ang paghahanda ng mga dokumento para sa Pamahalaan at Pangulo ng Russian Federation.