Halimbawang paglalarawan ng trabaho ng archivist

Ang posisyon ng isang empleyado sa archive ay tinatawag na archivist. Ang pangunahing gawain ng isang espesyalista sa larangan na ito ay upang ayusin ang gawain ng archive mismo at ang sirkulasyon ng dokumentasyon sa loob nito. Kinakailangan ang gayong mga propesyonal kung saan mayroong isang malaking paglilipat ng mga opisyal na papel, lalo na sa mga samahan na may kaugnayan sa seguro, pananalapi, at sa partikular sa mga negosyo ng estado. Ang pangunahing dokumento na dapat sumangguni sa bagong empleyado ay ang paglalarawan ng trabaho ng archivist.

Pangkalahatang Mga Paglalaan

Tanging ang pinuno ng enterprise ang maaaring tumanggap o tanggalin ang archivist. Bukod dito, una sa lahat, dapat niyang sumangguni sa kasalukuyang batas ng bansa. Ang mga tagubilin ay dapat ipahiwatig sa tao na direktang pinuno ng espesyalista na may hawak na posisyon na ito.

Upang gumana bilang isang archivist, ang isang tao ay dapat makatanggap ng isang paunang propesyonal na edukasyon, at pagkatapos ay maaari siyang tanggapin para sa isang posisyon kahit na walang karanasan sa larangan na ito. May isang pagpipilian na ang isang taong may pangalawang o pangkalahatang edukasyon ay makakakuha ng trabaho, ngunit pagkatapos ay dapat siyang makatanggap ng espesyal na pagsasanay sa direksyon na ito. Ang karanasan sa trabaho para sa posisyon na ito ay opsyonal.

Ang dapat malaman

Ang paglalarawan ng trabaho ng archivist ng negosyo ay nagmumungkahi na ang empleyado ay dapat magkaroon ng ilang kaalaman: obligado siyang pag-aralan ang mga regulasyon, tagubilin at ang buong listahan ng mga ligal na dokumento na may kaugnayan sa pagsasagawa ng negosyo sa archive sa samahang ito. Bilang karagdagan, dapat niyang malaman kung paano mag-imbak, gumamit ng mga dokumento, at ayon din sa kung anong mga pamantayan na tatanggapin at ibigay sa kanila. Ang kanyang kaalaman ay dapat magsama ng isang solong sistema ng estado ng trabaho sa opisina. Bilang karagdagan, dapat niyang maunawaan kung paano pinagsama ang mga paglalarawan ng mga nakaimbak na dokumento, alin sa mga ito ang kailangang maitago nang permanente, at pansamantala lamang, at gumuhit din ng mga aksyon patungkol sa kanilang pagkawasak.

Ang paglalarawan ng trabaho ng katulong na archivist ay nagpapahiwatig na dapat niyang malaman kung paano nagawa ang mga bagay, sa pamamagitan ng kung ano ang mga patakaran na inihanda para sa paggamit at kaligtasan sa hinaharap, kung paano iniingatan ang mga tala at inihanda ang mga pahayag sa negosyo. Ang taong ito ay dapat maunawaan ang istraktura ng kumpanya kung saan siya nagtatrabaho, pati na rin ang mga patakaran para sa paggamit ng kagamitan at lahat ng mga teknikal na paraan na kinakailangan upang maisagawa ang trabaho sa archive. Bilang karagdagan, obligado niyang malaman ang lahat ng mga panloob na mga patakaran at batas ng samahan, kabilang ang proteksyon sa paggawa, kaligtasan ng sunog, mga gawain at iba pa.

Mga Tungkulin

Ang paglalarawan ng trabaho ng archivist ng isang institusyong badyet ay nagpapahiwatig na dapat siyang magsagawa ng ilang mga pag-andar: isinasagawa ang trabaho na may kaugnayan sa pag-archive, pagpapanatili ng dokumentasyon na nai-archive, pagrehistro ng mga dokumento na natanggap, pagbuo ng nomenclature at pagsuri ng kawastuhan ng pagrehistro ng mga file bago ang pag-archive. Kung mayroong tulad na pangangailangan, pagkatapos ay nai-encrypt niya ang mga yunit ng imbakan, na-systemify ang paglalagay ng mga kaso at inilalagay ito sa pagpapatala.

Ang paglalarawan ng trabaho ng archivist ng isang institusyong medikal ay nagmumungkahi na dapat niyang ihanda ang mga paglalarawan ng buod ng nakaimbak na dokumentasyon, ang pamamahagi nito sa pansamantala at walang limitasyong mga yunit. Dapat niyang panatilihin ang mga talaan at sirain ang mga dokumento sa isang napapanahong paraan, ang buhay ng istante na kung saan ay nag-expire na, at bumuo din ng isang sistema kung saan posible na madali at mabilis na mahanap ang nais na dokumento.

Iba pang mga pag-andar

Bilang karagdagan, ang kanyang mga responsibilidad sa trabaho ay nangangailangan ng pagkakaroon sa panahon ng pagsusuri para sa pagkakaroon ng mga dokumento para sa agham at hindi lamang. Dapat niyang tiyakin na ang mga dokumento ay mananatiling buo, at kung kinakailangan, magsagawa ng pagpapanumbalik sa kanila. Tinitiyak din ng espesyalista na ang lugar ng archive ay may lahat ng kinakailangang mga kondisyon para sa normal na pag-iimbak ng mga dokumento.

Dapat masubaybayan ng archivist ang pagpapatupad ng mga patakaran sa proteksyon ng sunog, pati na rin ang paggamit ng mga modernong teknikal na paraan upang gumana sa mga dokumento. Sa kahilingan ng mga empleyado at mga bisita ng samahan, obligado siyang mag-isyu ng mga kopya o mga orihinal ng dokumentasyon ng archival, gumuhit ng mga sanggunian gamit ang impormasyon na magagamit sa archive, at ihanda ang mga ulat sa kanyang gawain.

Mga Karapatan

Ang paglalarawan ng trabaho ng archivist ng medikal ay nagmumungkahi na mayroon siyang ilang mga karapatan. Maaari siyang humiling at makatanggap ng mga dokumento na may kaugnayan sa kanyang gawain. Kung kinakailangan, maaari siyang makipagtulungan sa mga espesyalista mula sa iba pang mga kagawaran ng negosyo o mula sa ibang mga organisasyon, kung makakatulong ito sa kanya sa paglutas ng kanyang mga karampatang isyu. Kung mayroong tulad na pangangailangan, pagkatapos ay maaari niyang kumatawan sa mga interes ng kanyang kumpanya sa iba pang mga samahan sa anumang mga isyu na direktang nauugnay sa gawain ng archive.

Isang responsibilidad

Ang paglalarawan ng trabaho ng archivist ay ipinapalagay na siya ang may pananagutan sa kabiguan na matupad ang kanyang mga tungkulin at mababang kalidad na trabaho, para sa pagbibigay ng maling o magulong impormasyon tungkol sa mga gawaing nagawa, para sa pagtanggi na tuparin ang mga order mula sa mga awtoridad.

Bilang karagdagan, siya ay may pananagutan sa mga sitwasyon kung saan ang mga paglabag, paglabag sa kaligtasan o iba pang mga aksyon na nagbabanta sa normal na operasyon ng negosyo ay nakilala, at hindi binigyan sila ng empleyado at hindi gumawa ng anumang mga hakbang upang maalis ang problema. Ang archivist ay may pananagutan sa paglabag sa mga pamantayan sa paggawa.

Mga kondisyon sa pagtatrabaho

Ang paglalarawan ng trabaho ng archivist ay nagmumungkahi na ang pamamahala ng samahan ay dapat matukoy ang oras ng trabaho nito alinsunod sa batas sa paggawa. Sa kaso ng pangangailangan ng produksyon, ang kumpanya ay dapat magbigay sa kanya ng isang lugar ng trabaho na isinasaalang-alang ang lahat ng mga pamantayan at pamantayan, pati na rin ang lahat na kinakailangan para sa pagpapatupad ng mga biyahe sa negosyo, kabilang ang mga lokal. May karapatan din siyang mag-sign ng mga dokumento sa loob ng kanyang kakayahan.

Konklusyon

Ang pangunahing dokumento kung saan dapat tanggapin ng espesyalista para sa posisyon na ito ay ang paglalarawan ng trabaho ng archivist. Hindi alintana kung alin sa samahan na ito ay gumagana, ang mga karapatan, obligasyon, pag-andar at kaalaman ay halos magkakasabay at maaaring mag-iba depende sa mga pangangailangan ng isang partikular na negosyo at kung ano ang mga gawain na itinatalaga ng koponan ng pamamahala sa mga empleyado nito.

Ang nasabing gawain ay nangangailangan ng pagiging masigasig, tiyaga, kaalaman sa mga patakaran sa kaligtasan para sa mga mahahalagang papel, kaalaman sa pagtatasa ng halaga ng ilang mga dokumento, pati na rin ang kakayahang mag-ayos, mabilis na makahanap at mag-encrypt ng mga dokumento. Ang isa pang mahalagang kadahilanan ay ang pakikipagtulungan sa mga tao, dahil ang propesyon ng isang archivist ay nagsasangkot ng pagpapalabas at pagtanggap ng iba't ibang mga dokumento, sinusuri ang kawastuhan ng pagkakasama at pagiging tunay nito. Tanging isang matulungin na tao, handa na magtrabaho sa isang malaking halaga ng impormasyon at kumakatawan sa mga interes ng kumpanya sa ibang mga samahan, ay magagawang tama at maaasahang magsasagawa ng mga tungkulin sa paggawa sa posisyon na ito.